RELAZIONE ILLUSTRATIVA DEL PROGETTO PER L'ISTITUZIONE DELL'UFFICIO INFORMAZIONI PER IL PUBBLICO PRESSO IL PALAZZO DI GIUSTIZIA DI MESSINA

Il progetto volto all'istituzione dell'ufficio informazioni per il pubblico presso il palazzo di giustizia di Messina è stato realizzato attraverso il coinvolgimento di diversi soggetti, pubblici e privati, che hanno contribuito, ciascuno per la propria parte, a rendere possibile la realizzazione di un risultato così importante nell' ottica di un'amministrazione che individua come obiettivo l'ammodernamento e l'innovazione delle proprie strutture e la ricerca di un rapporto costante e di un dialogo proficuo con i cittadini.
Il progetto realizzato, che recepisce i contenuti della circolare ministeriale prot. n. 4456/ES/507 del 6 giugno 2002, ha avuto un proprio sviluppo attraverso una serie di iniziative e di tappe intermedie che ne hanno contrassegnato il percorso.
L'iniziativa è stata assunta dal Procuratore Generale dott. Francesco Marzachì, di intesa con il dirigente dott. Letterio Grasso, che, nel mese di gennaio 2004, ha convocato, presso il proprio ufficio, i capi e i dirigenti amministrativi dei quattro uffici ubicati nel palazzo di giustizia ( Corte Appello, Procura Generale, Tribunale,Procura Repubblica), i formatori distrettuali ed il responsabile del locale presidio Cisia.
La prima fase di svolgimento del progetto ha reso evidenti, fin dalle prime riunioni, alcune criticità ed alcune ritrosie che sembravano poter ostacolare il regolare corso dell'iniziativa, avuto riguardo in modo particolare alle difficoltà di reperire le risorse economiche e le disponibilità di personale da impiegare utilmente per l'avvio del progetto.
L'individuazione dei suddetti elementi di criticità hanno spinto il Presidente della Corte di Appello ed il Procuratore Generale, di intesa con il dirigente della Procura Generale, a conferire, in data 23/04/2004, uno specifico incarico al dott. Di Pietro, nella veste di formatore distrettuale, per definire le soluzioni più idonee per rendere concreto il progetto intraprendendo iniziative, comunque concordate, che fossero in grado di raggiungere il risultato prestabilito.
Il primo passo compiuto dal responsabile del progetto è stato quello di coinvolgere operativamente i singoli uffici giudiziari invitandoli a nominare un referente interno che potesse svolgere la funzione di trait d'union tra l'ufficio ed il responsabile riuscendo così, allo stesso tempo, a costituire l'interlocutore più idoneo non solo per reperire tutte le informazioni utili relative al personale in servizio, ma anche per individuare i compiti assegnati ad ogni singolo dipendente e la modulistica in uso per la gestione dei servizi.
Ma quello che risulta indubbiamente come l'aspetto più caratterizzante del progetto è la ricerca del coinvolgimento di soggetti esterni in grado di fornire alla suddetta iniziativa le risorse, umane e materiali, capaci di integrare l'apporto di mezzi interni all'amministrazione.
L'apertura verso l'esterno dell'amministrazione, superando una visione autoreferenziale di stampo tradizionale, si pone in linea con le più moderne tendenze che cercano di favorire l'integrazione dei contributi allo scopo di rendere possibili iniziative migliorative degli standard qualitativi di ogni singola amministrazione.
L'interesse manifestato verso la nostra amministrazione ed in particolare verso l'iniziativa progettata ha permesso così di individuare le sinergie necessarie per condurre in porto il progetto elaborato con il minor impiego di risorse e, al contempo, con uno sforzo condiviso che ha coinvolto più soggetti interessati.
Nell'ottica di favorire il massimo coinvolgimento il responsabile ha così concluso l'accordo con il Consiglio dell'Ordine degli Avvocati di Messina che, condividendo l' utilità dell'iniziativa, si è reso disponibile ad una partecipazione alla gestione dell'ufficio informazioni, così da permettere la creazione di un ufficio integrato, che potesse rendere il proprio servizio anche a favore dell'utenza specifica che accede al palazzo per avere informazioni di pertinenza del locale ordine degli avvocati.
La partecipazione del Consiglio ha consentito così non soltanto un apporto di idee e di proposte ma, soprattutto, la possibilità di reperire fondamentali risorse di natura finanziaria, necessarie per poter avviare proficuamente il predetto progetto.
Per altro verso, in sinergia con l'ordine degli avvocati, si è conclusa un'intesa, già peraltro avviata dal dirigente della Procura Generale, con una ditta di arredi, la ditta Eureka, che si è determinata a fornire gli arredi indispensabili per attrezzare l'ufficio, addossandosi l'onere della metà delle spese dietro l'impegno dell'ufficio a consentire la pubblicità della ditta.
Nella fase preliminare è stata altresì coinvolta, su iniziativa del dott. Grasso, anche la Sovrintendenza per la Tutela dei Beni Artistici che, dopo un apposito sopralluogo effettuato dall'architetto Ministeri, ha ritenuto realizzabile l'intervento, come progettato, nell'atrio del palazzo di giustizia, tramite la predisposizione di un apposito bancone polifunzionale, in linea con gli arredi originari del palazzo, da concepire come "open space", facilmente accessibile per l'utenza.
A questo riguardo il dott. Di Pietro è stato incaricato dalla Commissione di Manutenzione di disciplinare la presenza delle case editrici all'interno del palazzo concordando con le stesse lo spostamento delle vetrine espositive nei corridoi laterali, previa determinazione dello spazio occupabile e del relativo canone dovuto all'agenzia del demanio.
L'ufficio informazioni è stato progettato per poter svolgere la propria funzione non solo garantendo ai cittadini l'accesso fisico allo sportello ma assicurando la possibilità di acquisire le informazioni utili anche attraverso gli strumenti ed i mezzi più evoluti offerti dalla moderna tecnologia.
In quest'ottica il progetto ha previsto il coinvolgimento del locale presidio Cisia di Messina che, previa autorizzazione del dirigente del presidio di Catania, ha individuato tre unità di personale da destinare allo sviluppo e alla creazione di un sito web per l'ufficio informazioni per il pubblico.
Il responsabile del progetto ha, con cadenza mensile, svolto delle apposite riunioni allo scopo di far seguire a tutti i capi degli uffici e ai dirigenti il percorso progressivo seguito dal progetto e cercare gradualmente di sensibilizzare tutti i convenuti sull'utilità dell'iniziativa e sull'opportunità di mettere a disposizione le risorse umane indispensabili per rendere esecutivo il predetto progetto.
Al fine di rendere possibile la destinazione di singole unità di personale per tale servizio si è così stabilito di prevedere l'alternanza delle venti unità di personale selezionate dai quattro uffici del palazzo, con un impegno, per ogni singolo operatore, da quantificare in due turni per ciascun mese.
Individuate le unità di personale da adibire al predetto compito si è altresì proceduto a redigere un progetto formativo, finanziato dal ministero della giustizia, al quale hanno partecipato i venti operatori degli uffici giudiziari e due unità di personale facenti capo al consiglio dell'ordine degli avvocati.
Il corso di formazione ha cercato di sensibilizzare i partecipanti sull'importanza della comunicazione nel rapporto con l'utenza, evidenziando anche in maniera dettagliata le funzioni ed i compiti che gli operatori dovranno svolgere per soddisfare le richieste di ogni singolo utente.
L'ultima riunione tra i capi degli uffici e i dirigenti amministrativi, con la contestuale presenza dei formatori distrettuali, dei responsabili del locale Cisia e del delegato del consiglio dell'Ordine degli Avvocati di Messina si è svolta in data 20 settembre, definendo gli ultimi dettagli operativi e stabilendo che, nella fase operativa, l'ufficio informazioni per il pubblico verrà coordinato dai formatori distrettuali, dott. Giovanni Di Pietro e dott. Antonio Pedale.
Durante quest'ultimo incontro si è stabilita, nella fase iniziale di avvio dell'ufficio, l'apertura al pubblico dal lunedì al venerdi dalle ore 09.00 alle ore 12.00 e la contemporanea presenza di due operatori allo sportello.
Si è altresì dato incarico ai referenti interni degli uffici giudiziari di raccogliere tutti i dati, le informazioni e la modulistica in uso, necessari quale patrimonio conoscitivo al quale i singoli operatori potranno attingere per soddisfare le richieste formulate dai singoli cittadini.
In conclusione si è stabilito di avviare l'ufficio informazioni nella seconda decade del mese di novembre in tempo utile per poter effettuare i necessari interventi di manutenzione dell'atrio per renderlo idoneo all'uso convenuto.


Si evidenzia infine che l'avvio dell'ufficio informazioni per il pubblico renderà anche attuale, per la prima volta, la significativa cooperazione della nostra struttura con l'Università degli Studi di Messina che, nella persona del prof. Limosani, delegato del Rettore per i rapporti con le istituzioni e le imprese, ha sottoscritto una convenzione per lo svolgimento dei tirocini formativi, in forza della quale si richiederà alla predetta università di avviare alcuni studenti in statistica allo scopo di monitorare l'utenza che accede all'ufficio e ricavare i dati e le informazioni più importanti per orientare al meglio il servizio reso agli utenti.
IL DIRIGENTE                     I FORMATORI DISTRETTUALI
(Dott. Letterio Grasso)                 (dott. Giovanni Di Pietro)
(dott Antonio Pedale)